Clasificación de los Sistemas de Información

Clasificación de los Sistemas de Información

Una organización generalmente posee más de un tipo de sistemas de información, cada uno de ellos tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfacción de necesidades de información de dicha organización.

La mayoría de estos sistemas están interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la comunicación formal o informal de información entre ellos.

Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de sistemas de información en cualquier organización:

1. Sistema de Información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procesamientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador.

2. Sistema de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada ni predefinida entre las personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos establecidos porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así el procesamiento automático. Por su parte Alexander, clasifica los sistemas de información de una organización, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:

• Sistemas de Comunicación: Transmiten información entre diferentes subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas de la organización o equipos electrónicos (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La información producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otros de ellos, por lo que la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se establece se este modo toda una red de comunicación de información entre los diferentes subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y datos organizados entre los subsistemas que lo componen.

• Sistemas de Información Informal: Es una red no estructurada de comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la organización. Este tipo de sistemas surge del contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus necesidades de información relativas al trabajo o hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes, entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisión y divulgación de información útil a la organización.

• Sistemas de Información Organizacional: Formados por los flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicación puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes trasmitidos están relacionados con los objetivos, metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares, directivas e instrucciones u órdenes para ejecutar las tareas de la organización (sentido de arriba hacia abajo). Así como con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros. Originados al ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia arriba).

Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de información es trasmitir las directivas organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información de realimentación necesaria para controlar la organización. La comunicación en este tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la automatización de información organizacional es difícil y quizás necesaria.

• Sistemas de Información Operativos: Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en el de preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organización. Ejemplo de ello son los sistemas de nóminas de pago, los sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisición de datos y los sistemas de reservación de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones de una organización hace que este tipo de sistema pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran mayoría de sistemas de información que existe, en la actualidad, corresponden a este tipo.

• Sistemas de Información Gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización. El objetivo de este tipo de sistemas es proporcionar a los gerentes información confiable a tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y estado de la organización.

Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el sistema de información operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de información gerencial.

Las salidas del sistema están constituidas fundamentalmente por 2 tipos de reporte:

1-Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej. Reporte de Ejecución Presupuestaria, Reporte de Ventas, Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).

2- Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organización en un momento dado de tiempo (Ej. Balance General, Listado de Inventario, Listado de Empleados, Estadísticas, entre otros).

• Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de decisión, control, simulación, entre otras diferentes alternativas.

• Sistemas de Procesamiento de Datos: El procesamiento de datos es parte fundamental e implicar de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente. Sin embargo, existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y utilizar la información producida puede ser utilizada por el usuario, con algun fin especifico, en la realización de sus tareas o actividades. Este tipo de sistemas recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos (SAS, SPSS, y otros), y los procesadores de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre otros).

Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido.

Un sistema de información tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definición, del proyecto hasta la puesta en operación (Crecimiento) seguidamente se inicia su operación u mantenimiento por un período mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales como la dinámica de la organización, los avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual origina su paralización (muerte). En este último período se toma la decisión de renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo.

Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de información se pueden agrupar en las etapas siguientes:

• Surgimiento de necesidades.

• Desarrollo.

• Operación y Mantenimiento.

• Disposición (Renovación o Extinción).

En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, estas dos últimas producen la evaluación del sistema. Nuestro mayor interés en este trabajo la constituye la etapa de desarrollo, aunque no por ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa de desarrollo está constituida por las siguientes fases:

• Definición del Proyecto.

• Análisis de Contexto

• Definición de Requerimientos.

• Construcción del Sistema.

• Implantación del Sistema.

Definición de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades básicas que motivan el desarrollo de un nuevo sistema de información, se define el problema en términos generales, se establecen los objetivos básicos del sistema, se elabora el estudio de factibilidad, y se realiza la planificación global del desarrollo del sistema.

Análisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente que esté relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de información (si existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de información, debe ser analizado en términos de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo debe procederse con el actual sistema de información, a fin de determinar sus problemas.

Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones y sus atributos.

Diseño del Sistema: Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas especificando para cada una de ellas la interacción hombre-máquina, el costo de desarrollo y los recursos que requiere. Se evalúa cada alternativa mediante un análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas. Se procede luego al diseño de las entradas, salidas, datos, programas, procedimientos y el plan de pruebas del sistema.

Construcción del Sistema: Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto es la codificación y depuración de los programas diseñados, la creación e inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el desarrollo de los procedimientos manuales que utilizará el sistema de información.

Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y los archivos o bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se procede a la prueba de integración de estos componentes y finalmente se prueba el sistema de información como un todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este último constituye la prueba de aceptación del sistema.

Implantación del Sistema: Esta fase constituye la última de la etapa e desarrollo del sistema de información. En ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la conversión del sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se evalúa el sistema de información. Al finalizar esta fase el sistema de información inicia una nueva etapa que hemos denominado etapa de operación y mantenimiento.

En conjunto de fases descritas constituye lo que denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es un proceso secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del proyecto y finaliza con la implantación del sistema, pero puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por ejemplo, durante la fase de construcción del sistema es posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes modificaciones de diseño y construcción para luego continuar con las fase de pruebas e implantación del sistema.

El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar segmentado o dividido en eventos relevantes (etapas y fases) que son fáciles de medir revisar y documentar, facilitando en este modo la formulación de una metodología que guiará al Grupo de Desarrollo en el proceso de elaboración de un sistema de información.

Lista de Referencias

Chiavenato, I. (1999). Introducción a la Teoría de la Administración (5ª Edición). Colombia: Mc Graw Hill.

Koontz. (1999). Administración. Colombia: Mc Graw Hill.

Mercado: Administración aplicada. Teoría y Práctica. 1ª parte. Limusa.

Robbins (1999). Las Organizaciones de Hoy. Colombia: Mc Graw Hill.

Rue y Biars: Administración. Teoría y Aplicaciones. Representaciones y Servicios de Ingeniería S.A.

Stoner y Otros. (1999). Administración (6ª Edición). México: Mc Graw Hill.

Universidad Nacional Abierta (UNA). Administración. Venezuela.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El SI lleva a cabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

• Funciones de captación y recolección de datos.

• Almacenamiento de la información

• Tratamiento de la información

• Distribución de la Información

1. Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.

2. Captación y Recolección de Datos:

Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar.

También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.

El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella.

3. Almacenamiento:

Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.

Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

4. Tratamiento de la Información:

5. Distribución y Diseminación:

Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la empresa.

AUTOMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

• Procesador de palabras

• Hoja de cálculo

• Base de datos

• Programa editorial

• Administrador de proyectos

• Presentaciones

• Administrador de archivos de cómputo

• Correo electrónico

• Explorador de internet

• Editor de internet

• Organizador personal

•Sistema de administración financiero

• Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

• Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.

• Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.

• Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.

• Automatizar diversos componentes de los diversos procesos.

• Almacenar y manipular registros sobre los empleados.

• Conservación de inventarios.

• Operar un sitio en internet y una red interna.

• Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.

• Organizar un sistema de administración financiera.

• Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal y clientes/usuarios.

• Compartir archivos a través de una red.

Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos

A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación.

Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc.

Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".

A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permiten la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

Ampliación o actualización de los programas

Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión).

Los programas actualizados pueden ser costosos y las autoridades necesitan evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas.

Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos". Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas.

Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.